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01.07.2020

Landratsamt Miesbach startet Digitalisierungs-Offensive

Im vergangen Jahr, lange vor Corona, schuf der Kreistag eine neue Stelle am Landratsamt, die die Digitalisierung der Verwaltung vorantreiben soll. Der neue „Digitalsteuerer“ nimmt jetzt genau zur richtigen Zeit seine Arbeit auf. Denn gerade während der Corona-Zeit wurde deutlich: Nicht immer ist ein persönliches Vorsprechen möglich oder notwendig. Prozesse lassen sich für Bürger und Mitarbeiter durch Digitalisierung vereinfachen. Bis zum Einzug in den Landratsamt-Ersatzbau sollen die meisten Verwaltungs-Vorgänge digital möglich sein. 

Das Landratsamt soll noch bürgerfreundlicher werden. Mit dieser Devise ist Landrat Olaf von Löwis ins Amt gestartet. Dazu gehört auch, die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben. Der Grundstein dafür wurde vom Kreistag letzten Herbst gelegt, als das Gremium eine zusätzliche Stelle am Landratsamt für Digitalisierung schuf. „Jetzt packen wir das Thema Digitalisierung an, denn egal ob mit oder ohne Corona: Es ist unpraktisch, für jeden Verwaltungsvorgang zum Amt laufen zu müssen“, sagt von Löwis.

Unter den Bewerbern setzte sich Johann Mayr durch, der bisher die Geschäftsstelle des Kreistags betreute. Der 55-Jährige arbeitet seit 24 Jahren in verschiedenen Bereichen des Landratsamtes. In die neue Aufgabe kann er seine tiefgreifenden Kenntnisse über die Arbeitsabläufe in den verschiedenen Ämtern sofort einbringen. „Digitalisierung ist kein Selbstzweck“, betont Mayr. „Meine Aufgabe ist es, mit unserer Digitalisierungs-Strategie Dienstleistungen und Prozesse einfach, medienbruchfrei, kundenorientiert, transparent und effizient zu gestalten und dabei Bürokratie abzubauen.“

Der Nutzen, den sich das Landratsamt von der Digitalisierung verspricht, ist sehr hoch: Aktuell wird in den meisten Bereichen noch mit umfangreichen Papierakten gearbeitet. Zukünftig werden die Bereiche schrittweise auf die sogenannte „E-Akte“ umgestellt, also auf die digitale Aktenführung. Aktenberge wird es nicht mehr geben, stattdessen greifen die Mitarbeiter vom Arbeitsplatz und aus dem Homeoffice auf die digitalen Akten zu. Die Mitarbeiter können sich untereinander leichter austauschen, das Wissensmanagement wird verbessert. Bürger erreichen die Verwaltung einfacher, Prozesse werden verschlankt, Zeit gespart.

Die Umstellung auf die E-Akte dauert mehrere Jahre und ist sehr komplex: Für über 170 Fachverfahren, von der Auto-Zulassung über die Waffen-Registratur bis zur Schuleingangsuntersuchung, müssen Schnittstellen mit der digitalen Akte entwickelt werden. Der Teufel liegt dabei im Detail, nicht nur wegen der technischen Herausforderungen bei so vielen Programmen, sondern auch wegen des Datenschutzes. Gerade in besonders sensiblen Bereichen wie Jugend und Soziales ist es zwingend erforderlich, die vertrauliche Verarbeitung der Daten auch auf digitalem Weg zu gewährleisten. Auch die Digitalisierung des Bauamtes mit den großformatigen Bauplänen wird herausfordernd.

In vielen Fällen wird die Digitalisierung nicht das persönliche Gespräch ersetzen. „Mein Ziel ist eine ‚multichannel‘-Digitalisierungs-Strategie für das Landratsamt. Das heißt: Die vorrangige Aufgabe ist die Digitalisierung, wo immer sie möglich ist. Parallel dazu soll durch die Digitalisierung aber niemandem der Zugang zum Amt erschwert werden. Wir wollen ‚multichannel‘, also auf vielen Kanälen erreichbar sein: bei einem persönlichen Gespräch, per Telefon, per Mail – und eben online“, beschreibt Landrat von Löwis die Digitalisierungs-Strategie des Landratsamtes.

Bis zum Umzug in den Landratsamt-Ersatzbau 2024 soll die Digitalisierung so weit wie möglich abgeschlossen sein. „Wir möchten diese Chance nutzen und mit der Digitalisierung ein zeitgemäßes Dienstleistungszentrum für die Bürgerinnen und Bürger entwickeln“, sagt Mayr. Mit dem Arbeitsbeginn des Digitalsteuerers ist ein großer Schritt in Richtung digitaler Verwaltung im Landkreis Miesbach getan.